Procédure de soutenance

L’autorisation de présenter une thèse en soutenance est accordée par le président de l’université, après avis du directeur de l’école doctorale et sur proposition du directeur de thèse  (arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat) .

La date limite pour une soutenance de thèse de doctorat à l’Université de Paris au titre de l’année en cours sans réinscription administrative est fixée au 18 Décembre dernier délai.

Au delà de cette date, une réinscription administrative est obligatoire.

La procédure de soutenance de thèse de doctorat doit être initiée 3 mois avant la date prévue pour la soutenance. Elle se déroule en quatre étapes: proposition pour la composition du jury et le choix de rapporteurs; validation du jury et envoi de la thèse aux rapporteurs; autorisation de soutenance et dépôt de thèse; envoi des documents de soutenance au directeur de thèse et convocations aux membres du jury.

Attention : la procédure de soutenance est dématérialisée  pour les Écoles Doctorales d'Université de Paris, liste ci-dessous :

Langue, Littérature, Image, Civilisations et Sciences Humaines (ED 131), Psychologie (ED261) , Droit (ED262), Sciences mathématiques de Paris Centre (ED 386), Recherche en psychanalyse et psychopathologie (ED 450), Frontières du Vivant (ED 474), Sciences de la terre et de l'Environnement et Physique de l'univers (ED 560), Hématologie, Oncogenèse et Biothérapies (ED 561), Bio SPC (ED 562),  MTCI (ED 563), Physique en Ile de France (ED 564), Sciences du Langage (622), Savoir, Sciences, Éducation (ED 623), Sciences des sociétés (ED 624).

Les soutenances sont gérées par une "application dématérialisée" obligatoire : Trois mois avant la fin de la 3ème année de thèse, les doctorants recevront un message automatique sur leur adresse ...@etu qui leur donnera le lien permettant d'accéder à l'application. Il est donc impératif d'activer son adresse ...@etu dans l'ENT et de le consulter régulièrement.

Les différents formulaires devront être complétés directement dans "l'Application dématérialisée". Il est donc inutile pour les doctorants appartenant aux ED d'Université de Paris de les télécharger ici.

Les doctorants en année dérogatoire (4ème année) devront contacter leur ED pour pouvoir avoir le message avec le lien leur permettant de se connecter.

Attention : la procédure et les règles sont strictement les mêmes pour les thèses en cotutelle.

 

Etape 1 : Demande d'autorisation pour la composition du jury et le choix de rapporteurs

La proposition pour la composition du jury et le choix de rapporteurs doit être soumise à l'avis du directeur de l'école doctorale par le Doctorant 3 mois avant la date prévue pour la soutenance.

Pour les ED partenaires d'Université de Paris, liste ci-dessous, le doctorant doit télécharger et compléter la  demande d’autorisation pour la composition du jury et le choix des rapporteurs

Informatique, Télécommunications et Électronique de Paris (ED 130); Cerveau, Cognition et Comportement (ED 158); Chimie physique et chimie analytique de Paris Centre (ED 388); Santé Publique : Épidémiologie et Sciences de l'Information Biomédicale (ED 393) et STAPS (ED 566).

Pour les ED d'Université de Paris, la saisie de la proposition pour la composition du jury se fait via l'application dématérialisée.

Les dispositions relatives à la composition du jury et la désignation des rapporteurs sont précisées dans les articles 17 et 18 de l'arrêté du 25 mai 2016 (Attention ! voir document Note sur la composition du jury et le choix de rapporteurs ).

Pour toutes les ED, l'original de la proposition pour la composition du jury signée par le.s directeur.s de thèse doit être déposé à l’école doctorale dont il dépend. Elle doit être accompagnée du résumé de la thèse et la liste des publications. Pour les ED dont la procédure est non dématérialisée, voir l’ ensemble des pièces demandées.  

Après l’avis du directeur de l’école doctorale, la composition du jury est transmise par l’école doctorale à l'équipe soutenances pour décision et signature du Vice-Président Recherche. Toute modification de la composition du jury après approbation par le VP Recherche entraine l’annulation de la procédure de soutenance en cours.

Pour les modalités de réservation d’une salle pour la soutenance, le doctorant doit se renseigner auprès de l’ED.

Dans le cas ou le doctorant (ou son directeur.trice de thèse) se chargeant lui-même de la réservation d’une salle pour la soutenance, il lui est vivement conseillé d’entamer les démarches pour réserver cette salle à ce stade de la procédure.  Cliquer ici pour voir la liste des salles

 

Etape 2 : Validation du jury et envoi de la thèse aux rapporteurs au plus tard 2 mois avant la soutenance

 

Après la signature de la composition du jury par le VP Recherche, le doctorant doit envoyer un exemplaire du manuscrit de thèse aux rapporteurs désignés. Il est recommandé de laisser au minimum 1 mois aux rapporteurs pour examiner les travaux de thèse. La date de retour de rapports est fixé 1 mois avant la soutenance.

L'équipe soutenances envoie aux rapporteurs le courrier officiel de demande de rapport et le formulaire d'évaluation à compléter.

Depuis le 1er Janvier 2012, toutes les thèses de doctorat doivent être soumises au logiciel de comparaison des sources utilisé par l'Université de Paris. Il revient au directeur.trice de la thèse de soumettre la thèse sous sa direction à l'analyse du logiciel compilatio et de fournir une attestation.

Dès la validation de la composition du jury par le VP Recherche, l'équipe soutenances transmet une notice sur le mode opératoire du logiciel Compilatio ainsi que l'attestation vierge au directeur.trice de thèse.

 

Etape 3 : Autorisation de soutenance et dépôt de la version électronique de la thèse

 

Les rapports écrits préalables accompagnés des formulaires d’évaluation des rapporteurs et l'attestation de soumission de la thèse au logiciel de comparaison des sources d'Université de Paris signée par le directeur de thèse doivent être retournés au moins 4 semaines avant la date prévue pour la soutenance.

Dès réception de ces documents, l'autorisation de soutenance, accompagnée des pré-rapports, sont transmis pour l'avis du directeur de l'ED.

Sur avis du directeur de l’école doctorale, l'équipe soutenances soumet à la décision du VP Recherche la demande d’autorisation de soutenance. 

Trois semaines au plus tard avant la date fixée pour la soutenance, le candidat dépose la version électronique de sa thèse.

Pour les doctorants des ED partenaires hors l'application dématérialisée, le doctorant doit déposer la thèse auprès du Service de traitement des thèses via l'application de transfert de fichiers FileSender accompagnée du formulaire d' autorisation de diffusion de l'auteur  et du formulaire de dépôt de la thèse électronique .

La thèse sera traitée par le Service Traitement et Signalement des Collections de l'université pour archivage, signalement et diffusion après la soutenance.

Pour les doctorants des ED dont l'organisation de la soutenance est gérée via l'application dématérialisée, le dépôt de thèse se fait via l'application.

Vous retrouverez l'ensemble des outils, liens et informations utiles au dépôt et à la diffusion de la thèse sur le portail des thèses en ligne de l'Université de Paris UPhD

 

Etape 4 : Envoi des documents de soutenance au directeur de thèse et Convocation des membres du jury

 

Au minimum dans les 2 semaines qui précèdent la date fixée pour la soutenance, l'équipe soutenances envoie les convocations et une copie des rapports préalables et des formulaires d’évaluation de rapporteurs aux membres du jury et au doctorant.

L'équipe soutenances envoie au directeur de thèse tous les documents administratifs nécessaires à la soutenance. Il revient au directeur de thèse de transmettre les documents au Président désigné le jour de la soutenance.

La soutenance est publique, sauf dérogation accordée à titre exceptionnel par la Présidente de l’Université de Paris si le sujet de la thèse présente un caractère confidentiel avéré.

Pour les thèses confidentielles, le directeur de thèse doit faire parvenir à l'ED et à l'équipe soutenances une lettre justifiant la confidentialité. La demande sera envoyée à la Présidente de l'Université, après l'avis du directeur de l'ED au moment de la validation du jury.

 

Après la soutenance :

 

L’admission (ou l’ajournement) est prononcée après délibération du jury.

Les documents de soutenance (le Procès verbal, l'Avis du jury sur la publication de la thèse soutenue et le rapport final de soutenance) doivent parvenir à l'équipe soutenances dûment complétés et co-signés par tous les membres du jury dans un délai n'excédant pas 1 mois après la soutenance.

Aucune attestation de réussite ne sera délivrée avant le dépôt de la version finale de la thèse et la réception des documents de soutenance par l'équipe soutenances.

Dans le cas d'une demande de corrections et/ou modifications à apporter à la thèse par le jury le jour de la soutenance, le docteur dispose d'un délai de 3 mois pour déposer la version corrigée de la thèse sous forme électronique accompagnée de l' attestation  signée par le président du jury.